Teesit hyvään tarjoamiseen

Kun teet tarjouksen huolella, voit onnistua! Seuraavassa käyttöösi muutama hyvä perusasia tarjouksen tekemiseen:

1) Jätä tarjous ajoissa. Tästä ei voi joustaa, ei minuuteilla, ei sekunneilla. Ole ajoissa. Muista, että tarjouksen lähettäminen on aina tarjoajan vastuulla. Seuraa sähköisiä portaaleja aktiivisesti, tutustu asiakirjoihin ajoissa, aikatauluta oma työ ja varaudu h-hetkellä rikkinäiseen printteriin tai jumittavaan nettiyhteyteen. Myöhästyminen on lähes automaattinen poissulkemisperuste.

2) Vastaa kaikkeen ja toimita pyydetty materiaali – älä muuta. Jos tilaaja pyytää kuvailemaan, miten täytät asetetut vaatimukset, kuvaile. Jos tilaaja pyytää toimittamaan selvityksiä, toimita. Pyydetyllä kielellä, pyydetyssä muodossa, pyydetyssä sivumitassa. Älä liitä tarjoukseen mitään ylimääräistä materiaalia, kuten markkinointipuheita, esitteitä, omia sopimusehtoja, ansioluetteloita tai referenssejä, joita ei ole nimenomaisesti pyydetty. Pahimmillaan näissä asiakirjoissa on jokin ristiriita hankinta-asiakirjojen kanssa ja tarjous hylätään.

3) Älä oleta. Tilaaja saa huomioida ainoastaan ne tiedot, jotka ilmenevät tarjouksesta. Vaikka olisit tilaajan nykyinen sopimuskumppani, tee tarjous aina sillä oletuksella, ettei tilaaja tiedä yrityksestänne mitään. Tämä koskee myös nykyistä sopimustanne – tilaaja ei voi huomioida itseään referenssinä, jos tieto ei ilmene tarjouksesta.

4) Tarjous sitoo. Julkisessa hankinnassa tarjous on sitova. Tarjousajan päätyttyä tarjousta ei voi muuttaa, eikä yksipuolisesti peruuttaa. Tarjouspyyntö ja sen mukana mahdollisesti oleva sopimusluonnos kannattaa lukea huolella ennen tarjouksen jättämistä.

5) Kysy, jos et ymmärrä. Kysy ja selvitä epäselvyydet ennen tarjouksen tekemistä. Pääsääntöisesti tarjouspyynnössä on ilmoitettu, mihin mennessä kysymyksiä saa lähettää ja koska niihin vastataan. Tilaaja vastaa kysymyksiin kootusti ja kaikille. Lähesty tilaajaa kilpailutusjärjestelmän kautta – tilaaja ei anna tietoja puhelimessa (ainakaan puhelimessa saatuihin tietoihin ei kannatta luottaa). Jos huomaat hankinta-asiakirjoissa selvän virheen vielä kysymyksille asetetun määräajan päätyttyä, ilmoita tilaajalle. Tilaaja ei ehkä enää vastaa, mutta jos asiakirjoissa on isokin virhe, tilaajalla on mahdollisuus keskeyttää hankinta.

6) Ota käyttöösi jokin Hankintavahti-palvelu. Nopein ja tehokkain tapa löytää julkiset hankintailmoitukset. Palvelu kokoaa julkiset hankinnat (EU-, kansalliset ja pienhankinnat) ja niitä koskevat tarjouspyynnöt liitteineen yhteen paikkaan. Vahtipalvelu toimittaa rekisteröityneelle käyttäjälle yrityksen toimialaan ja annettuihin avainsanoihin tai CPV-koodeihin sopivat hankintailmoitukset tuoreeltaan käyttäjän antamaan sähköpostiosoitteeseen. Eri vaihtoehdoista lisätietoa hankinta-asiamieheltä.

7) Ota yhteys hankinta-asiamieheen, jos tarvitset apua tai tukea tarjouksen teossa!

 

Lisätietoa:

 

Yrittäjä, jätä lyömätön tarjouksesi!

Julkisten yhteisöjen, kuten kaupunkien, julkiset hankinnat tarjoavat yrityksille lukuisia mahdollisuuksia tehdä kauppaa, vuosittain noin kymmenien miljardien eurojen edestä Suomessa.

Mistä saa tietoa meneillään olevista julkisista hankinnoista?
Monella hankintayksiköllä on käytössään hankintakalenteri, josta näkee suunnitteilla olevat hankinnat ja voimassaolevat vuosisopimukset sekä hankinnan yhteyshenkilön.

Meneillään olevista hankinnoista saat kätevästi tiedon ottamalla käyttöösi esim. Mercell Hankintavahti-palvelun, joka kerää yrityksesi kannalta merkitykselliset hankintailmoitukset suoraan sähköpostiisi.

Kannattaa tutustua myös Hilmaan eli hankintailmoitusten sähköiseen ilmoituskanavaan, jossa julkisen sektorin ostajat ilmoittavat tulevista hankinnoistaan, käynnissä olevista kilpailutuksistaan ja jo päättyneiden kilpailutusten tuloksista. Kynnysarvon ylittäviä hankintoja löytyy myös Cloudian Tarjouspalvelusta ja pienhankintoja Cloudian Pienhankintapalvelusta.

Kouvolan Hankinta-asiamiespalvelu tiedottaa kattavasti Kouvolan seudun eri hankintayksiköiden meneillään olevista kilpailutuksista facebook-sivullaan ja uutiskirjeissään. Liity heti seuraajaksi ja tilaa hankinta-asiamiehen uutiskirje, niin eivät mene hyvät hankinnat ohi!

Hankintaneuvontaa on tarjolla Kinnossa!
Kouvola Innovation Oy:n (Kinnon) hankinta-asiamies Marita Melkko tarjoaa maksutonta hankintaneuvontaa Kouvolan seudulla toimiville yrityksille kaikissa julkisiin hankintoihin liittyvissä asioissa.

Hankinta-asiamiespalvelun ja –neuvonnan tavoitteena on lisätä pk-yritysten osallistumista julkisiin hankintoihin valmentamalla tarjousten tekemiseen ja erilaisten sähköisten välineiden käyttöön. Lisäksi pyritään luomaan järjestelmällistä ja jatkuvaa vuoropuhelua hankintayksiköiden ja alueen yrittäjien välille.

Lopuksi opasvinkki: Ota hankinnat haltuun ja lataa itsellesi Suomen Yrittäjien opas Yrityksille bisnestä hankinnoista. Oppaasta löydät perusasiat ja vinkit mm. tarjouspyynnön jättämiseen.

Jos jokin asia hankinnoissa askarruttaa – ota yhteyttä niin ratkaistaan asia yhdessä!