Hankinta-asiamiehen tehtävät

Hankinta-asiamiespalvelun tavoitteena on lisätä pk-yritysten osallistumista julkisiin hankintoihin kouluttamalla tarjousten tekemiseen ja erilaisten sähköisten välineiden käyttöön. Lisäksi toiminnalla pyritään luomaan järjestelmällistä ja jatkuvaa vuoropuhelua hankintayksiköiden ja alueen yrittäjien välille sekä edistämään yritysten verkottumista ja keskinäistä yhteistyötä.

Hankinta-asiamies:

• Tiedottaa tarjouspyynnöistä ja hankinnoista
• Avustaa yrityksiä sähköisten välineiden (kilpailutustyökalut, verkkosivut ym.) käytössä
• Aktivoi yrityksiä tarjousten tekemiseen
• Valmistelee hankintoja yhteistyössä hankintayksiköiden kanssa
• Toimittaa hankintayksiköille markkinatietoa
• Järjestää markkinavuoropuheluja hankintayksiköiden ja yrittäjien välillä

Julkinen sektori voi omalla ostotoiminnallaan ohjata uusien innovaatioiden syntymistä sekä markkinoiden ja uuden liiketoiminnan kehitystä. Paikallisesti verrattain pienetkin hankinnat voivat olla alueen yritystoiminnan kannalta keskeisiä. Toisaalta yrittäjillä on myös oma vastuunsa kehittää toimintaansa ja täyttää niin tilaajavastuu kuin kelpoisuus- ja laatukriteerit.

Yrittäjät saavat tarjousten tekemiseen hankinta-asiamieheltä maksutonta neuvontaa.

Katso video.

Hankinta-asiamiehen yhteistyökumppanit:

• Kouvolan kaupunki
• Kymen Yrittäjät ry
• Anjalankosken Yrittäjät ry
• Jaalan Yrittäjät ry
• Kouvolan Yrittäjät ry
• Kuusankosken Yrittäjät ry
• Valkealan Yrittäjät ry

Kouvolan kaupungin hankintaohjeistukset

Kouvolan kaupungin hankintaohjeistus koostuu hankintaohjelmasta, hankintaohjeesta ja hankintakäsikirjasta.

• Hankintaohjelma perustuu kaupunkistrategiaan. Hankintaohjelmassa linjataan, kuinka hankinnoilla pyritään lisäämään kaupungin elinvoimaa ja hyvinvointia. Ohjelman tavoitteena on myös hankintatoiminnan kehittäminen.
• Hankintaohje sisältää yleisiä ohjeita hankintavaltuuksista, hankintaohjelman toimeenpanosta sekä sopimusaikaisesta toiminnasta. Hankintaohjeella määritellään hankintalain ulkopuolelle jäävien pienhankintojen hankintamenettelyt.
• Hankintakäsikirja sisältää ohjeita kansallisen kynnysarvon ylittävien hankintojen kilpailuttamisprosessiin. Käsikirja on tarkoitettu tueksi kilpailutuksia tekeville Kouvolan kaupungin hankintayksiköille.

Tutustu:

• Kouvolan kaupungin hankintaohjelma, pdf
• Kouvolan kaupungin hankintakäsikirja, pdf

Hankinta- ja kilpailutustyökalut

Kaupunki julkaisee vuosittain hankintakalenterin, josta selviävät suunnitteilla olevat hankinnat ja voimassa olevat vuosisopimukset. Hankintakalenteri on tarkoitettu lisäämään kaupungin ja yrittäjien välistä vuoropuhelua sekä hankintaprosessien suunnitelmallisuutta. Kouvolan kaupungin hankinnat kilpailutetaan yleensä ennen ko. sopimuskauden päättymistä Tarjouspalvelussa.

Kouvolan hankintaohjelma 2021-2025

Mercell Hankintavahti

Hankintavahti kerää tietoja kilpailutuksista monista eri lähteistä. Palvelu kerää tiedot myös kynnysarvojen alle jäävistä tarjouspyynnöistä.

• HILMA, TED ja muut julkiset lähteet
• Räätälöity hankintavahti
• Kattavat pienhankintatiedot sadoista eri lähteistä
• Monipuoliset työkalut hakuprofiilin ylläpitämiseen
• Mercell Update -sähköposti
• Markkinoiden laajin hankintatietokanta vapaassa käytössä
• Veloitukseton asiakaspalvelu
• Palvelun reaaliaikaiset seurantatiedot
• Mahdollisuus kilpailuttaa omia kertahankintoja järjestelmässä

Tutustu julkisten hankintojen mahdollisuuksiin: Hankintailmoitukset.fi (Hilma)

Tilaajien reklamointi jatkossa sopimushallintajärjestelmän kautta

Kouvolan kaupunki ottaa käyttöön sopimushallintajärjestelmässä olevan reklamaatiotoiminnon. Tämä tarkoittaa sitä, että jatkossa, kun tilaajalla on reklamoitavaa, se tehdään sopimushallintajärjestelmän kautta.

Järjestelmä lähettää sähköpostia sopimuskumppanille ja pyytää antamaan vastineensa sopimushallintajärjestelmässä. Yrittäjä pääsee Cloudia Sopimushallintajärjestelmään sähköpostinsa välityksellä.

Järjestelmän käyttö on perustelua, koska reklamaatiot tulee tehdä kirjallisina ja niiden säilytys keskitetyllä tavalla lisää sopimushallinnan laatua. Kun yrittäjällä on huomautettavaa, paras tapa siinäkin on kirjallinen reklamointi kaupungin suuntaan, jotta reklamaatiosta jää tallennettava dokumentti.

(Päivitetty 4-2023)

Hankinta-asiamiespalvelu ja julkiset hankinnat - Kysymyksiä ja vastauksia

Mistä saan neuvontaa julkisiin hankintoihin liittyen?

Hankinta-asiamiehiltä ja –neuvojilta. Suomen Yrittäjien Hankintaneuvonta kehittää hankintayksiköiden ja tarjoajien välistä vuoropuhelua. Hankintaneuvonnan vahvuutena ovat alueelliset neuvojat eri puolella Suomea, jotka tuntevat alueiden erityispiirteet ja toimijat. Löydät alueellisten hankintaneuvojien yhteystiedot Suomen Yrittäjien verkkosivuilta, täältä.

Mitä Kinnon hankinta-asiamies tekee?

• Tarjoaa maksutonta hankintaneuvontaa yrittäjille Pohjois-Kymenlaakson alueella
• Suunnittelee ja toteuttaa hankintaosaamista lisääviä koulutuksia yrittäjille
• Aktivoi ja ohjaa julkisia hankintoja tekeviä käymään markkinavuoropuheluja hankintaprosesseissaan, osallistuu kokoluokaltaan merkityksellisissä tarjouskilpailuissa markkinavuoropuheluiden järjestämiseen.
• Toimii hankinta-asiantuntijana eri yhteistyöryhmissä (Kinno, Kouvolan kaupunki ja sen konserniyhtiöt)
• Edistää Suomen Yrittäjien hankinta-asiamiesverkoston/ -neuvontaverkoston keskeisiä tavoitteita
• Tukee hankintayksiköitä hankintaohjelman keskeisten tavoitteiden toimeenpanossa
• Osallistuu hankintaohjelman päivittämiseen ja tarvittaviin kehittämistoimenpiteisiin yhteistyössä kaupungin ja yrittäjien kanssa
• Osallistuu hankintojen yhteistyötyöryhmään yhteistyössä kaupungin hankinnoista päättävien ja yrittäjäjärjestön edustajien kanssa

Miten varaan ajan Kinnon hankinta-asiamiehelle?

Sähköpostitse osoitteesta marita.melkko@kinno.fi tai puhelimitse numerosta 020 615 5039.

Onko Kinnon hankinta-asiamiehen neuvonta maksullista?

Ei, palvelu on maksutonta.

Onnistuuko hankintaneuvonta etänä?

Kyllä. Kinnon hankinta-asiamies palvelee sekä sähköpostitse, puhelimitse, lähitapaamisin tai Teamsin kautta.

Mitä julkisilla hankinnoilla tarkoitetaan?

Julkiset hankinnat ovat sellaisia tavara-, palvelu- ja rakennusurakkahankintoja, joita valtio, kunnat ja kuntayhtymät, valtion liikelaitokset sekä muut hankintalainsäädännössä määritellyt hankintayksiköt tekevät oman organisaationsa ulkopuolelta.

Keitä hankintalaki koskee?

Hankintayksiköitä ovat lain 5 §:n mukaan:

• Valtion, kuntien ja kuntayhtymien viranomaiset
• Evankelis-luterilainen kirkko ja ortodoksinen kirkko ja niiden seurakunnat ja muut viranomaiset
• Valtion liikelaitoksista annetun lain (1062/2010) mukaiset liikelaitokset sekä metsähallituksesta annetussa laissa (1378/2004) tarkoitettu metsähallitus
• Julkisoikeudelliset laitokset sekä
• Mikä tahansa hankinnan tekijä silloin, kun se on saanut hankinnan tekemistä varten tukea yli puolet hankinnan arvosta 1–4 kohdassa tarkoitetulta hankintayksiköltä

Mitä hankintalailla tavoitellaan?

Hankintalain tavoitteena on tehostaa julkisten varojen käyttöä, edistää laadukkaiden, innovatiivisten hankintojen tekemistä ja turvata yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuoliset mahdollisuudet tarjota tavaroita, palveluja ja rakennusurakoita julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa.

Tavoitteeksi on myös asetettu, että hankinnat on toteutettava tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina siten että pienet ja keskisuuret yritykset ja muut yhteisöt pääsevät tasapuolisesti muiden tarjoajien kanssa osallistumaan tarjouskilpailuihin.

Pienhankinnoissa eli kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa on myös pyrittävä huomioimaan hankinnan kokoon ja laajuuteen nähden riittävä avoimuus ja syrjimättömyys, vaikka ne on jätetty hankintalain soveltamisen ulkopuolelle.

Mistä tarjouspyynnöt löytyvät?

Kansalliset ja EU-hankinnat on ilmoitettava maksuttomassa ja sähköisessä julkisten hankintojen yleisessä ilmoituskanavassa Hilmassa www.hankintailmoitukset.fi . Osa kunnista ja organisaatioista julkistaa pienhankintoja Hilmassa, mutta laki ei tähän velvoita. Hankintoja löytyy myös muista sähköisistä tarjouspalvelujärjestelmistä, kuten Cloudian Tarjouspalvelusta, täältä.

Mikä Hilma on?

Hilma (hankintailmoitukset.fi) on julkisten hankintojen palvelu, jossa julkisen sektorin ostajat voivat kilpailuttaa hankintojaan sekä ilmoittaa tulevista hankinnoistaan, käynnissä olevista kilpailutuksistaan ja päättyneiden kilpailutustensa tuloksista. Palvelusta löytyy nykyään myös pienhankintoja.

Löytyvätkö kaikki pienhankinnan yhdestä paikasta?

Ikävä kyllä eivät, hankintayksiköt voivat päättää ilmoituskanavistaan vapaasti. Hilmaan kannattaa tehdä maksuton hakuvahti. Lisäksi kannattaa seurata hankintayksiköiden nettisivuja ja harkita mahdollista maksullista hakuvahtia. Tärkeää on myös markkinoida itsesään suoraan hankintayksiköille.

Miten yrittäjän kannattaa valmistautua tarjouskilpailuun?

• Huolehtimalla omat tuotteensa ja palvelunsa kuntoon
• Markkinoimalla ja tekemällä omaa yritystään tunnetuksi
• Perehtymällä hankintayksiköiden ohjeisiin
• Seuraamalla hankintojen vuosikelloa ja hankintakalentereita
• Hyödyntämällä sähköisiä ilmoituskanavia, ottamalla käyttöönsä hankintojen hakuvahdin
• Osallistumalla markkinavuoropuheluihin
• Pohtimalla, hyötyisikö kumppaneista
• Varaamalla tarjouskilpailuun riittävästi aikaa
• Kysymällä ajoissa neuvoa hankinta-asiamieheltä
• Tilaamalla alueensa hankinta-asiamiehen uutiskirje, josta selviää, mitä hankintarintamalla tapahtuu

Kuka tekee markkinakartoituksen?

Markkinakartoituksen toteuttaa hankintayksikkö. Hankinta-asiantuntijoiden lisäksi markkinakartoituksen toteuttamiseen on hyvä kutsua hankittavan tuotteen tai palvelun asiantuntijoita hankintayksikön sisältä. Markkinakartoituksen toteuttamiseen voi osallistua myös hankintayksikön ulkopuolisia asiantuntijoita, kuten esimerkiksi hankinnan kohteen määrittelyn tukena käytettävä konsultti.

Termistöä

Ennakkoilmoitus tarkoittaa Hilma–verkkopalvelussa julkaistavaa määrämuotoista ilmoitusta suunnitteilla olevasta hankinnasta.

Markkinavuoropuhelu tarkoittaa markkinoiden kartoittamiseksi järjestettäviä tapaamisia potentiaalisten tarjoajien kanssa sekä hankinta-asiakirjojen tai muun materiaalin kommentointikierrosta tarjoajien kanssa.

Markkinoiden kartoitus / markkinakartoitus tarkoittaa yleisesti kaikkea sitä markkinoilla olevan tiedon selvittämistä, jota hankintayksikön on mahdollista saada ja hyödyntää hankintaa suunnitellessaan ja valmistellessaan.

Tietopyyntö tarkoittaa potentiaalisille tarjoajille pääsääntöisesti ennakkoilmoituksen yhteydessä tai sen jälkeen lähetettävää vapaamuotoista kirjallista kyselyä, jossa hankintayksikkö pyytää mahdollisilta tarjoajilta lisätietoja tarjouspyynnön valmistelemiseksi ja hankinnan toteuttamiseksi.