Tietosuojaseloste

Tällä sivulla kerromme asiakkaidemme henkilötietojen käsittelystä. Käsittelemme henkilötietoja monin eri tavoin ja tarkoituksin. Noudatamme kaikessa henkilötietojen käsittelyssä asianmukaisia suojatoimenpiteitä ja tietosuojalainsäädännön periaatteita. 

Kouvola Innovationin asiakasrekisterijärjestelmät 

 1 REKISTERIN NIMI 

Päivitetty 10.5.2024

Kouvola Innovation Oy:n (jäljempänä Kinno) asiakasrekisteri, koostuen seuraavista osista: 

• asiakasrekisteri 
• uutiskirjeiden, kutsujen ja tiedotteiden rekisteri 
• hankekohtaiset tiedot 

2 REKISTERIN PITÄJÄ 

EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (EU) 2016/679 (”GDPR”) tarkoitettu rekisterinpitäjä on: 

Kouvola Innovation Oy
Kauppalankatu 13
45100 Kouvola

3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 

Vastuuhenkilönä toimii talouspäällikkö Hanna Korjala. 

Vastuuhenkilön tehtäviin kuuluu huolehtia, että asiakasrekisterijärjestelmää käytetään asianmukaisesti mm: 

• tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa, kuitenkin vähintään kerran vuodessa 
• huolehtia tietojärjestelmän tietosuojauksesta 
• huolehtia, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille järjestetään riittävä koulutus 

4 REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ 

Rekisteriasioita hoitava henkilö on talouspäällikkö Hanna Korjala. 

Rekisterin hoitajan tehtävänä on toteuttaa käyttöoikeudet niiden myöntämisen jälkeen, antaa tarkempia tietoja rekisteristä sekä rekisteröidyn oikeudesta saada tarkistaa ja oikaista itseään koskevia tietoja. 

5 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 

Järjestelmän tarkoitus on pitää rekisteriä Kinnon asiakkaista ja yhteistyökumppaneista (yrityksistä, yhteisöistä ja yksityisistä henkilöistä) asiakassuhteiden ja/tai yhteistyösuhteiden hoitamiseksi. 

Rekisteriä käytetään palveluiden tuottamiseen sekä palveluiden ja tuotteiden toimittamiseen asiakkaille. Tietoja käytetään Kinnon markkinointiviestinnän kohdistamiseen asiakkaille ja yhteistyökumppaneille luovuttamatta henkilötietoja ulkopuoliselle taholle. Lisäksi rekisteri tukee tutkimustoimintaa ja tilastointia. 

6 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ 

Tietosisältö koostuu seuraavista asiakkuustiedoista: 

• etu- ja sukunimet  
• titteli 
• yrityksen nimi / yhteisön nimi (ja osasto) 
• profilointitiedot (luokittelu, esim. yrityksen toimiala) 
• ryhmittelytiedot (esim. postitusryhmät) 
• osoitetiedot 
• puhelinnumerot 
• faksinumero 
• sähköpostiosoite 
• internet-osoitteet 
• yhteydenottojen kieli 
• asiakkaan itsensä antamat lisätiedot 
• asiakashistoria, lokitiedot (esim. yhteydenotot asiakkaaseen)
• mahdolliset postituskiellot (sähköposti ja posti) 

Rekisteri jakautuu useampaan osaan ja kaikissa osissa ei ole kaikkia edellä mainittuja tietosisältöjä. 

7 REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET 

Tiedot saadaan suoraan asiakkailta; yrityksiltä, yhteisöiltä ja yksityisiltä henkilöiltä. Lisäksi käytetään julkisia tietolähteitä kuten osoitepalveluja.

8 SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET 

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muutoin kuin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa tai velvoittamissa rajoissa. Henkilötietoja tallennetaan Euroopan unionin alueella sijaitsevien palvelinkeskusten lisäksi myös Yhdysvalloissa sijaitseviin palvelinkeskuksiin. Palveluntarjoajien kanssa on voimassa henkilötietojen käsittelyä rajoittavat sopimukset, joissa palveluntarjoajat vahvistavat noudattavansa Euroopan Unionin yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR). Toimintakertomuksia, tutkimustoimintaa yms. varten järjestelmästä luovutetaan vain tilastotiedot, jotka eivät sisällä henkilötietoja. 

9 REKISTERIN KÄYTTÖ 

Rekisteriä käyttää Kinnon henkilökunta. Tietojen rekisteröinnistä ja päivityksistä vastaa oma henkilöstö. 

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.  Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus. 

10 REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN 

Asiakasrekisteri on vain Kinnon käyttöön suunniteltu rekisteri. Päivittäminen tapahtuu asiakkaan antamien tietojen tai julkisesti saatavilla olevien tietojen (esim. www-sivustot) perusteella. 

11 REKISTERIN SUOJAAMINEN 

Rekisteriin sisältyvät tiedot ovat vain Kinnon käytössä. Rekisteriin ei kirjata henkilötunnuksia. 

Rekisteriin pääseminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus. 

Järjestelmä toimii Kinnon palveluntarjoajan ulkopuolisilla palvelimilla, joihin on pääsy ainoastaan teknisellä ylläpitohenkilöstöllä. Palvelimet sijaitsevat ympäri vuorokauden vartioidussa ja palosuojatussa palvelintilassa. Rekisterin tiedot varmuuskopioidaan automaattisesti säännöllisin väliajoin. 

12 HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN 

Säilytetään tietojärjestelmään talletetut tiedot. Tietoja ei erikseen arkistoida. Asiakastietoja säilytetään tietokannassa. 

Tietovarastossa tiedot säilytetään toiminnan kannalta tarpeellisen ajan. Manuaalinen aineiston hävittäminen tapahtuu tarvittaessa. 

13 REKISTERÖIDYN INFORMOINTI 

Rekisteröinnin yhteydessä henkilölle annetaan tieto siitä, että häntä koskevia henkilötietoja rekisteröidään asiakasrekisterijärjestelmään. Tietojen tallentamisen yhteydessä tallennetaan myös vahvistus siitä, että käyttäjä on tutustunut Kinnon tietosuojaselosteeseen. Järjestelmää koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä osoitteessa www.kinno.fi

14 TARKASTUSOIKEUS JA TIETOJEN KORJAAMINEN TAI POISTAMINEN 

Rekisteröity voi esittää pyynnön rekisteritietonsa tarkistamiseen tai pyytää niiden poistamista. Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan tarvittaessa väestötietojärjestelmästä. Yritysten tiedot tarkistetaan tarvittaessa kaupparekisteristä tai julkisilta www-sivustoilta. Henkilö tai yritys voi esittää kirjallisesti tietojensa korjaamista tai poistamista rekisterin hoitajalle tai rekisterin vastuuhenkilölle (yhteystiedot alla). Tietoturvasyistä voimme joutua varmistamaan korjaamista tai poistamista pyytävän henkilöllisyyden ennen pyynnön täyttämistä.

Tietojen tarkistus tai poisto toteutetaan viipymättä. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voida toteuttaa. 

15 KIELTO-OIKEUS 

Rekisteristä ei luovuteta tietoja ilman rekisteröidyn lupaa. 

16 REKISTERIHALLINTO 

Talouspäällikkö Hanna Korjala käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. 

Hän päättää 

• rekisterin kuvauksen ja rekisteriselosteen laatimisesta 
• rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta 
• rekisterin teknisestä ylläpidosta 
• rekisterin suojaamisesta ja tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä 
• rekisterin vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään. 

Rekisteritoimintoja toteuttavat Kinnon palveluksessa olevat henkilöt. 

17 SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS 

Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet laaditaan erikseen. Henkilöstön koulutus suunnitellaan erikseen.