Markkinakartoitus varmistaa onnistuneen hankinnan

Julkiset hankinnat -juttusarja 11.4. 2023

Markkinakartoituksessa selvitetään hankinnan kohteena olevan tuotteen tai palvelun markkinatilannetta ja tarjontaa sekä tarjoavia yrityksiä koskevia tietoja. Yleensä niitä toteutetaan strategisesti merkittävissä hankinnoissa. Kartoituksen laajuus määräytyy sen mukaan, mitä markkinoista jo tiedetään ja kuinka perusteellisesti niiden toimintaa on tarve selvittää.

Kuka kartoittaa ja mitä?

Hankintayksikkö toteuttaa markkinakartoituksen, mutta hankinta-asiantuntijoiden lisäksi siihen on hyvä saada mukaan myös hankittavan tuotteen tai palvelun asiantuntijoita hankintayksiköstä. Mukana voi olla myös hankintayksikön ulkopuolisia asiantuntijoita, kuten hankintaan perehtyneitä konsultteja.

”Tarkoituksena on lisätä hankintayksikön markkinatuntemusta. Tavoitteena on myös antaa kattava käsitys siitä, millaisia ratkaisuja hankkijan tarpeisiin on tarjolla ja millaisia toimijoita markkinoilla on”, kertoo hankinta-asiamies Marita Melkko.

Markkinakartoituksella selvitetään konkreettisesti, minkä tasoisia vaatimuksia hankinta-asiakirjoihin kannattaa asettaa tarjoajille, hankinnan kohteelle ja tarjousten tekemiselle. Lisäksi selvitetään mitä hankintamenettelyä tai hankintamallia kannattaa käyttää ja millaisia hinnoittelumekanismeja ja muita käytäntöjä toimialalla esiintyy. ”Hankkijan tavoitteena on myös selvittää millaisia vertailuperusteita, kuten hintaa tai hinta-laatusuhdetta, kannattaa käyttää ja minkälaisia sopimusehtoja alalla yleisesti käytetään.”

Markkinavuoropuhelut mahdollistavat yritysten ja hankkijoiden kohtaamisen

Hankintayksikön ei tarvitse kartoittaa tarvitsemiaan tietoja ainoastaan omin päin. Hankintayksikkö voi viestiä tarpeistaan markkinoille ja tätä kautta saada apua tarjouspyynnön hahmottamiseen ja laatimiseen. Tätä hankintayksikön ja potentiaalisten tarjoajien välistä tiedonvaihtoa kutsutaan markkinavuoropuheluksi. ”Yrityksille markkinavuoropuhelut tarjoavat luontevan kanavan kertoa osaamisestaan, kokemuksestaan ja tarjonnastaan”, Melkko muistuttaa.

Hyvissä ajoin aloitettu markkinavuoropuhelu voi olla tärkeää yksittäisen hankinnan onnistumisen kannalta. Se täydentää markkinakartoituksen myötä toteutuvaa jatkuvaa ja systemaattista vuorovaikutusta yritysten kanssa ja siinä saatu informaatio voi rohkaista innovatiivisen hankinnan toteuttamiseen. ”Markkinavuoropuhelussa saatujen oppien ja näkemysten seurauksena hankintayksikkö voi päätyä hankkimaan uudenlaisen ratkaisun tai sen ansiosta hankintayksikkö voi toteuttaa itse hankintaprosessin uudella tavalla”, Marita Melkko huomauttaa.

Markkinavuoropuheluja voidaan toteuttaa eri tavoin

Hankintayksikkö voi julkaista suunnitteilla olevasta hankinnasta ennakkoilmoituksen ja mahdollisen tietopyynnön, johon tarjoajat voivat lähettää vastauksensa. Palveluntuottajille voidaan järjestää myös informaatiotilaisuuksia, joissa kiinnostuneille tarjoajille annetaan hyvissä ajoin ennen tarjouspyynnön julkaisemista tietoa tulevista hankinnoista tai yksittäistä hankintaa koskevista suunnitelmista. Informaatiotilaisuuksia järjestetään tyypillisesti useille toimittajille. Vuoropuhelua voidaan käydä myös järjestämällä kahdenvälisiä, yrityskohtaisia tapaamisia tarjoajien tasapuolinen kohtelu huomioiden tai järjestelmällä hankinta-asiakirjojen tai muun materiaalin kommentointikierroksia.

Muistilista ja vinkkejä hankintayksiköille

Keskustelujen pohjaksi palveluntuottajille voidaan toimittaa etukäteismateriaalia ja viestiä siitä, mitä asioita markkinavuoropuhelussa aiotaan käsitellä, mitä ei käsitellä ja miten tilaisuuteen tulee valmistautua. Hankintayksiköiden kannattaa pitää tilaisuuksista muistiota ja tehdä muistiinpanoja. Kysymykset tulee kirjata ylös ja muistaa päivittää tarjouspyyntöä kysymysten mukaisesti. Vuoropuheluissa tulee varmistaa tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu. Tällä tarkoitetaan tiedon tasapuolista jakamista kaikille prosessissa mukana oleville. Tärkeää on myös huolehtia, ettei yksittäinen tarjoaja pääse liikaa määrittämään tarjouspyynnön sisältöä. Tarjoajille on hyvä toimittaa yhteenveto- ja kiitosviesti tilaisuuksien jälkeen sekä kuvata viestissä, miten prosessi tulee etenemään.

Yrittäjien kannattaa osallistua markkinavuoropuheluihin, miettiä kysymyksiä ennakkoon, olla aktiivinen ja vaikuttaa mahdollisuuksiensa mukaan tulevan hankinnan sisältöön.

Lue lisää hankinnan markkinakartoituksesta täältä.

Artikkeli on osa joulukuisen 2022 Kouvolan Hankintaseminaarin teemoihin pureutuvaa juttusarjaa.