Kuinka osallistua kilpailutuksiin ryhmittymänä

Hankinta-asiamieheltä kysyttyä: ”Miten tarjouskilpailuun voisi osallistua, kun kokonaisuudet ovat liian suuria, eivätkä yrityksen resurssit riitä, tai kun kelpoisuusvaatimukset ovat liian kovat?”

Hankintalaki mahdollistaa tarjoajien osallistumisen kilpailutukseen ryhmittymänä, minkä taloudelliset ja tekniset voimavarat, kuten liikevaihto, referenssit ja ammatillinen pätevyys, lasketaan tarjouksessa yhteen. Ryhmittymä on tilapäinen, tarjousta varten koottu yhteenliittymä, eikä siltä edellytetä oikeudellista muotoa.

Jotta ryhmittymää ei luettaisi kartelliksi, nyrkkisääntönä voidaan pitää seuraavaa: ryhmittymänä voidaan osallistua sellaisiin kilpailutuksiin, mihin ryhmittymän jäsenet eivät voisi itsenäisesti ottaa osaa.

Ryhmittymänä tarjoaminen on teknisesti helppoa. Sähköisessä tarjouspyynnössä on yleensä oma kohtansa, minkä merkitsemällä tarjoaja kertoo osallistuvansa hankintamenettelyyn yhdessä muiden kanssa.

Ryhmittymän kokoaminen on vaativa työ ja se pitää aloittaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Verkostoitumisessa kannattaa hyödyntää vaikkapa Kymen Yrittäjien tapahtumia, joissa on helppo solmia suhteita saman tai halutun toimialan yrittäjien kanssa. Ryhmittymän on hyvä sopia ennalta sisäiset pelisäännöt, jotta vastaanotetut työt tulevat varmasti hoidettua. Pitää miettiä, että kuka on tarjousveturi, hallinnollinen kumppani, joka hoitaa esimerkiksi laskutuksen, kirjanpidon, reklamointien käsittelyn ja vastaavat. Myös ryhmittymän verokohtelu on hyvä selvittää ajoissa.

Kun ryhmittymään tarvittava verkosto on rakennettu ja pelisäännöt yhteisesti hyväksytty, on helppoa osallistua lyhyelläkin aikataululla isoihin kilpailutuksiin. Tosin menestymisen kannalta kilpailutuksista on hyvä olla tietoisia jo reilusti ennen kuin tarjouspyyntö julkaistaan.

Hankintayksikkö voi edellyttää ryhmittymältä sopimusaikana tiettyä oikeudellista muotoa, esimerkiksi osakeyhtiötä, jos se on tarpeen hankintasopimuksen asianmukaiseksi toteuttamiseksi.

Mikäli oikeudellista muotoa ei tarvita, ryhmittymää vaaditaan esittämään, esimerkiksi sopimuksella, että tarjouksessa ilmoitetut yritykset ovat sitoutuneet antamaan voimavaransa sen käyttöön. Sopimus kannattaa laatia varmuuden vuoksi jo hyvissä ajoin ennen tarjouskilpailun päättymistä. Sopimuspohjana voi käyttää esimerkiksi osakeyhtiön osakassopimusta. Sopimuksen laatimiseen kannattaa käyttää tarvittaessa myös lakipalveluita.

Julkisissa hankinnoissa on aina valitusoikeus. Ryhmittymänä tarjottaessa, ainoastaan ryhmittymä voi tehdä hankintapäätöksestä muutospyynnön, ei yksittäinen jäsen.