Terve ja avoin kilpailu innostaa yrityksiä jättämään tarjouksen pienestäkin osasta hankintakokonaisuutta – mutta miksi kummassa toimivan kilpailutusprosessin rakentaminen on niin vaikeaa?
Julkisissa hankinnoissa ei aina esiinny erityisen tervettä kilpailua. Kilpailuasiainneuvos Mika Hermas kilpailu- ja kuluttajavirastosta (KKV) avasi aihepiiriä Hankintaseminaarissa.
Aihe on ajankohtainen siksikin, että seminaarissa puhuttiin paljon hyvinvointialueiden hankinnoista – ja aikaisemmin syyskuussa kilpailu- ja kuluttajavirasto esitti, että markkinaoikeus määrää Varsinais-Suomen hyvinvointialueen (Varha) tekemän perintäpalvelujen hankinnan päättymään ennenaikaisesti.
Hankinta tehtiin sidosyksikköhankintana ilman kilpailutusta Sarastia Oy:n tytäryhtiöltä Revire Perintä Oy:ltä. KKV:n arvion mukaan Revire ei ole Varhan sidosyksikkö, ja hankinta olisi pitänyt kilpailuttaa.
Hankintalain mukaan hankintayksiköiden ei tarvitse kilpailuttaa sidosyksiköiltään tekemiään hankintoja. Sidosyksikköasema kuitenkin edellyttää todellista määräysvaltaa ja tätä KKV perää kyseisessä tapauksessa.
Julkinen sektori ostohousut jalassa
Mika Hermas toteaa, että kansallinen hankintakakku on perin muhkea: julkinen sektori ostaa vuosittain 31 miljardilla eurolla tuotteita ja palveluja yksityisiltä yrityksiltä.
”Puolet tästä on pien- ja suorahankintoja, joissa ei ole kilpailutusta.”
Hankinnassa pyörivät rahasummat ovat niin valtavia, että jo pienellä prosentuaalisella tehostamisella tehdään hurjat säästöt. Hermaksen mukaan kilpailuttaminen on pakko tehdä, jos ylipäänsä aikoo tietää oikean hintatason.
”Lisäksi kilpailu luo tarjoajille insentiiviä kilpailla sekä hinnalla että laadulla”, Hermas toteaa ja lisää, että kun tarjoajia saadaan lisää, hinnat painuvat alaspäin – tiettyyn rajaan asti.
”Tanskalaisen tutkimuksen mukaan tarjoushinnat laskevat aina siihen asti, kun tarjoajia on kuusi tai enemmän.”
Onko hintalappu kohdallaan?
Hermas kertoo, että vastaavissa suomalaisissa tutkimusaineistoissa on puutteita, mutta niiden pohjalta on silti tehty samansuuntaisia huomioita. Eniten kilpailun kovuudesta kertoo parhaan ja toiseksi parhaan tarjouksen välinen ero – jos ero on minimaalinen, saattaa tarjouksesta hyvinkin olla puristettu kaikki ylimääräinen ilma pois.
”Kovassa kilpailussa hinnat alkavat lähestyä toisiaan ja mennä alaspäin.”
Kilpailun puutteesta Suomessa kärsivät esimerkiksi pienet kunnat, joiden tarjouspyyntöihin vain kaiku vastaa – mutta Hermas muistuttaa, että moni julkinen instanssi tuskailee asian kanssa.
”Jos tarjouksia tulee nolla kappaletta, on syytä kysyä kuinka ymmärrettävä tai houkutteleva tarjouspyyntö oli.”
Kun meri ei vedä kahta kalaa
Hermaksen mukaan ei voida varmuudella sanoa, miksi tarjouksia ei tule – mutta joitakin valistuneita arvauksia voidaan esittää. Yksi vaikuttava seikka on markkinan pienuus: jos paikallisia palveluntarjoajia on vain vähän, ei voi odottaakaan tarjoussadetta.
”Toinen asia on tarjousikkunan pituus. Ei monikaan yritys ehdi reagoida, jos tarjouksen tekemiseen on aikaa kaksi viikkoa.”
Lisäksi viranhaltija on voinut kuvitella olevansa tehokas antaessaan tarjouksen tekemiseen heinäkuun – kenties odottaen, että lomilta palatessaan elokuussa hän löytää nipun tarjouksia työpöydältään. Heinäkuu on kuitenkin myös yrittäjien loma-aikaa ja tarjouspyyntö voi jäädä tyystin noteeraamatta.
Samasta puusta veistetty?
Tarjouspyyntöjen laatijoita Hermas muistuttaa, että lisätietoja ja referenssejä pitää pyytää tilannekohtaisesti: on eri asia tilata hiekkaa kuin laboratoriopalveluja, hän vertaa.
”Kun pyydetään listaamaan referenssejä ja esitetään vaatimuksia liikevaihdon tasosta, täytyy pitää huolta siitä, että ne eivät ole epäsuhdassa sen kanssa, mitä halutaan saada aikaan”, hän toteaa ja huomauttaa, että mikäli tarjouspyyntö sisältää turhia krumeluureja, moni mahdollinen tarjoaja perääntyy.
Miten tilannetta sitten parannetaan? – Hermas katsoo, että erilaisia hyviä käytäntöjä on julkisella puolella kyllä – ne täytyy vain saada hankintayksiköiden käyttöön parhaalla mahdollisella tavalla. Hyväksi havaittu keino on esimerkiksi tarjouksen raamittaminen siten, että toimija voi tehdä tarjouksen vain pienestä osasta koko pakettia.
”Kun tarjotaan näistä pienistä osista, voidaan saada yllättävän hyviä tarjouksia ja yllättävän paljon.”
Ajan tasalla oleva markkinakartoitus on valttia sekin: kun tiedetään, mihin paikallinen markkina taipuu (ja mihin ei), ollaan taas vähän viisaampia. ”Vuoropuhelu markkinan kanssa on tärkeää.”
Kartelli tulee kalliiksi kaikille
Joskus tarjouksia tulee vähän, koska markkinaa hallitsee kartelli. Hermaksella on kartelleista 15 vuoden kokemus ja hän tietää, millaisia vaikutuksia niillä on:
”Kartelli nostaa hintoja 10-30 %. Samalla kaikki kehitystoiminta lakkaa, koska sille ei ole enää insentiiviä.”
Hermaksen mukaan tietojohtaminen on yksi ase kartelleja vastaa hankintayksiköissä: kun tietoisuuden taso on korkea, kartellien huomaaminen käy helpommaksi.
Mika Hermas esiintyi Hankintaseminaarissa, joka järjestettiin Kouvolan Kohoa Synergiakeskuksessa 19.10.2023. Seminaari tarjosi jälleen kerran syksyn kiinnostavimman kattauksen julkisista hankinnoista. Vuoden 2023 Hankintaseminaarin teemana oli vaikuttavat hankinnat.
Julkaistu marraskuussa 2023.
Hankinta-asioissa asiantuntijasi on:
