Miten menestyä julkisissa tarjouskilpailuissa?

Julkisissa hankinnoissa on tarjolla kauppaa Suomessa vuosittain noin 47 miljardin euron edestä  (VM 2023) ja ne tarjoavat monia mahdollisuuksia yrityksille menestymiseen ja kasvuun. Julkisen sektorin tarjouskilpailuihin osallistuminen on arvokas referenssi yritykselle kuin yritykselle. Tarjouskilpailuihin osallistuminen ja niissä menestyminen vaatii yrityksiltä kuitenkin tarkkaa valmistautumista ja monenlaista erityisosaamista.

Valitettavan usein tarjoaja joudutaan sulkemaan pois tarjouskilpailusta, koska sen jättämä tarjous on niin puutteellinen, ettei sitä voida ottaa mukaan tarjousten vertailuun. Mitä enemmän yritys panostaa hankintaosaamiseensa, sitä varmemmin se pystyy laatimaan hankintayksiköiden julkaisemiin tarjouspyyntöihin kilpailukykyisiä tarjouksia ja vastaamaan tarjouspyyntöihin asetettujen vaatimusten mukaisesti.

Menestyminen julkisissa tarjouskilpailuissa vaatii valmistautumista ja ymmärrystä prosessista. Hyvin laadittu, tarkka ja kilpailukykyinen tarjous on avain menestykseen. Tässä tärkeimmät asiat, joihin kannattaa panostaa:

1. Hankintalainsäädäntö

Ymmärrys julkisia hankintoja koskeviin sääntöihin ja määräyksiin. Tämä auttaa välttämään virheitä, jotka voisivat johtaa tarjouksen hylkäämiseen.

2. Tarjousprosessin hallinta

Tarjouskilpailut ovat tarkkaan määriteltyjä prosesseja. On tärkeää osata suunnitella ja hallita prosessia, jotta kaikkia tarvittavat asiakirjat ja tiedot saadaan ajoissa valmiiksi.

3. Tarjouksen laatiminen

Tarjouksen pitää olla selkeä ja vakuuttava. Varmista, että se vastaa tarjouspyynnössä esitettyihin vaatimuksiin ja korostaa yrityksesi vahvuuksia.

4. Hinnoittelu ja kustannuslaskenta

Osallistu tarjouskilpailuun realistisella ja kilpailukykyisellä hinnalla. Laske hinta tarkasti, mutta pidä huolta, että tarjous on myös yrityksellesi kannattava.

5. Toimialatuntemus

Tunne toimialasi ja markkinat, joille tarjous kohdistuu. Tämä auttaa arvioimaan kilpailijoiden tarjouksia, tunnistamaan mahdollisuuksia erottautua sekä varmistamaan, että yrityksen oma tarjous vastaa tilaajan tarpeita ja odotuksia.

6. Referenssit ja laadunhallinta

Näytä aiemmat onnistumiset ja projektit. Hyvät referenssit ja laadunhallintajärjestelmä ovat iso plussa.

7. Riskienhallinta ja sopimukset

Mieti etukäteen, mitä riskejä hankintaan voi liittyä ja varaudu niihin. Ymmärrä myös, mitä vastuita sopimuksen allekirjoittaminen tuo mukanaan.

8. Kilpailuetu

Mieti, mikä tekee juuri sinun tarjouksestasi paremman kuin muiden. Se voi olla parempi hinta, laatu, nopeus tai innovatiiviset ratkaisut.

9. Vastuullisuus ja kestävä kehitys

Julkiset hankinnat korostavat usein vastuullisuutta. Esittele, miten yrityksesi huomioi ympäristön ja sosiaalisen vastuun toiminnassaan.

10.Yhteistyö

Jos tarjouspyynnössä vaaditaan laajempaa osaamista, harkitse yhteistyötä muiden yritysten kanssa. Yhdessä voitte tarjota kattavampaa palvelua.