Hankinta-Suomen tuore selvitys listaa stepit hankintaguruksi – ja Senaatti-kiinteistöt jakaa omat vinkkinsä menestykseen
Miten hankintojen johtamisella saadaan kustannussäästöjä ja vaikuttavuutta? Hankinta-Suomen strategisen johtamisen teemaryhmän vetäjä Tuure Marku esitteli Julkisten hankintojen strategisen johtamisen parhaat käytännöt – 22 askelta menestykseen -selvitystä Hankintaseminaarissa.
Lokakuussa julkaistussa selvityksessä on tunnistettu hankintojen strategisen johtamisen hyviä käytäntöjä ja toimintamalleja, joita löytyi peräti 700 kappaletta. ”Näistä hyvistä käytännöistä muodostettiin sitten 22 toimenpidekokonaisuutta eli julkisten hankintojen strategisen johtamisen 22 parasta käytäntöä hankintayksiköiden käyttöön”, kertoo Marku.
Selvityksessä oli mukana 20 erityyppistä julkista organisaatiota (kunta, virasto/ministeriö, julkisomisteinen osakeyhtiö ja hyvinvointialue), joilla tiedettiin olevan hankintojen strategiseen johtamiseen liittyviä hyviä käytäntöjä.
Neljä osa-aluetta
Selvityksessä hankintavinkit jaetaan neljään eri teema-alueeseen: kyvykkyydet, organisaatio, prosessit ja työkalut ja hankinnan rooli ja arvolupaus.
Marku lähtee liikkeelle kyvykkyyksistä: ensinnäkin organisaation kulttuurin pitää olla sellainen, että se kannustaa kehittymiseen hankinta-asioissa.
”Kun hankintakyvykkyyksiä vahvistetaan, vaikuttavuus paranee ja asetetut tavoitteet saavutetaan”, toteaa Marku ja lisää, että samalla kun pidetään huolta osaamisesta, pitää omaa ajattelua muistaa haastaa aina tarvittaessa.
Organisaatio-teemassa korostuu johdon sitoutuminen hankinnan kehittämiseen. Markun mukaan hankintajohtajia istuu johtoryhmissä vielä harvakseltaan – mutta tavalla tai toisella hankinnan ääni on saatava kuulumaan johdon korviin. Markun niksi on kertoa onnistumisista:
”Kun näytetään se kehitys, johto kiinnostuu.”
Pidä moottori kehräämässä
Prosessit ja työkalut on teema-alueista kaikkein muhkein ja Marku kuvaakin sitä hankinnan ”moottoriksi”. Prosessit saadaan rullaamaan, kun käytössä on fiksut mittarit – ja tavoitteiden saavuttamista myös seurataan ja väliaikatietoihin reagoidaan.
”Mittareita pitää kehittää ammattimaisesti ja faktapohjaisesti”, linjaa Marku.
Markun mukaan myös hankinnassa tulee digitalisoida ”kaikki mahdollinen”. Lisäksi hankintaosastojen tulee kasvattaa tuntemusta toimittajamarkkinasta herkeämättä. ”Tätä kautta tarjouspyyntöjen ja tarjousten laatu paranee.”
Viimeinen teema on Hankinnan rooli ja arvolupaus. Marku muistuttaa, että hankinnan hyvät toimintatavat tuovat lisäarvoa koko talolle – ja parhaimmillaan ne avaavat silmiä uusille saumoille.
”Tee hankinnasta mahdollistaja”, Marku tiivistää.
Senaatti paljon vartijana
Markun esityksen jälkeen kuultiin mielenkiintoinen case, jossa tehoja ja säästöjä haetaan juuri hankinnan kautta. Senaatti-kiinteistöjen syksyllä 2023 startanneen kehitysohjelman tavoitteena on 100 miljoonan euron säästöt vuoteen 2029 mennessä. Ohjelmasta kertomassa oli hankintajohtaja Esapekka Kuikka.
”Me teimme viime vuonna hankintoja 800 miljoonalla eurolla ja tänä vuonna saavutamme miljardin”, Kuikka kuvaili hankintojen suuruusluokkaa.
Punaisena lankana hankinnoissa on ’oikea hinta, oikea laatu’ -ajattelu. Kun hankitaan esimerkiksi tietojärjestelmä, on turha kuorruttaa sitä kalliilla ominaisuuksilla, joille ei ole käyttöä. ”Haluamme aina välttää ylilaatua ja hankkia riittävää laatua.”
Valtio-omisteisen Senaatin ”tontilla” on 9 000 rakennusta, joista puolet Puolustusvoimien käytössä. Kehitysohjelma metsästää kustannussäästöjä hankintoihin mm. lisäämällä viestintää ja parantamalla toimittajayhteistyötä.
”Haluamme laskea tarjouksen tekemisen kynnystä, luoda tehokkaammat hankintaprosessit ja päästä eroon turhasta byrokratiasta”, linjaa Kuikka.
Mistä tarjoukset?
Tarjouksia halutaan saada eri toimijoilta lisää, koska kilpailu laskee hintaa: ”Yksi lisätarjous laskee hintaa 5-10 prosenttia”, tietää Kuikka.
Ainakin tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset ja reunaehdot voidaan mitoittaa niin, että tarjouksia todella myös saadaan enemmän, hän uskoo.
Kehitysohjelma on vasta alussa ja vuoteen 2029 on matkaa. Luvassa on kuitenkin esimerkiksi palvelumuotoilua, robotiikkaa ja tekoälyn hyödyntämistä. ”Ainakin ostolaskujen käsittelyssä tekoälyllä on valtava potentiaali.”
Puhujat esiintyivät Hankintaseminaarissa, joka järjestettiin Kouvolan Kohoa Synergiakeskuksessa 19.10.2023. Seminaari tarjosi jälleen kerran syksyn kiinnostavimman kattauksen julkisista hankinnoista. Vuoden 2023 Hankintaseminaarin teemana oli vaikuttavat hankinnat.
Julkaistu lokakuussa 2023
Hankinta-asioissa asiantuntijasi on:
