Mitä tekee hankintojen yhteistyöryhmä?

Hankintojen yhteistyöryhmä perustettiin hankintayhteistyön kehittämiseksi yrittäjien ja Kouvolan kaupungin hankinnoista päättävien välille. Ensimmäinen kokous pidettiin 30.1.2020. Tämä yhteistyömuoto on koettu puolin ja toisin erittäin merkitykselliseksi. Toimintamalli halutaan jatkossakin pitää avoimuutta ja luottamusta korostavana keskustelufoorumina.

Kolmen toimintavuotensa aikana ryhmä on yhdessä edistänyt lukuisia eri asioita, joista ehkä merkittävimpänä pidetään yrittäjien äänen kuulemista hankintaohjelman päivityksessä. Hankintaohjelmaan saatiin laajapohjaisen yhteistyön ansiosta sisällytettyä monia yrittäjille merkityksellisiä asioita elinvoiman vahvistamiseksi ja pk-yritysten osallistumisen mahdollistamiseksi julkisiin hankintoihin aiempaa paremmin. Samalla täsmentyivät tavoitteiden seurannan mittarit.

Toisena merkittävimpänä asiana pidetään yritys- ja elinvoimavaikutusten arviointia euromääräisesti tai strategisesti merkittävissä Kouvolan kaupungin hankinnoissa. Vaikutusten ennakkoarviointi tarjoaa päättäjille näkökulmaa vaihtoehtoisten toimintamallien vahvuuksista ja heikkouksista.

Hankintojen yhteistyöryhmä on lisäksi pyrkinyt vaikuttamaan ja edistämään mm.

• markkinavuoropuhelujen määrää ja laatua -> markkinavuoropuhelut ovat yksi tärkeimmistä keinoista edistää hankintaohjelman tavoitteiden toteutumista (esim. toimialoittain järjestettävät infotilaisuudet, kilpailutuskohtaiset markkinavuoropuhelut, tekniset vuoropuhelut, tietopyynnöt Hilmassa jne.)
• hankintojen toteuttamista pk-yrityksille soveltuvina kokonaisuuksina, jotta pienet ja keskisuuret yritykset pääsisivät tarjoamaan -> jaettujen EU-hankintojen määrä vuonna 2022 oli Kouvolassa 77,8 % kaikista kilpailutetuista sopimuksista
• paikallisten yritysten aliurakointimahdollisuuksien lisäämistä suurissa rakennusurakoissa -> Hankinta-asiamiespalvelun aliurakoitsijalistat ja aliurakointimahdollisuuksista tiedottaminen -> luotu yhdessä toimintamalli, jossa alkavan rakennushankkeen toteuttajalle voidaan toimittaa tietoa paikallisista yrityksistä, joilla olisi mahdollisuus myydä tuotteita tai tarjota palveluja urakoitsijalle
• hankintojen luokittelun käyttöönottoa strategisen ja taloudellisen vaikuttavuuden perusteella
• hankintaohjelman tavoitteiden toteutumisen seurantaa (mittarit) ja korjaavien toimenpiteiden tekemistä
• hankinnoista viestimistä yrittäjille ja muille sidosryhmille -> Hankinta-asiamiespalvelun uutiskirje, yhteiset tilaisuudet, vuosittainen Hankintaseminaari, hankintakalenteri, Kinnon ja kaupungin nettisivut ja face, kilpailutusportaalien käyttö (hankintojen avoimuus)
• hankintakalenterin kehittämistä, jossa kaupunki viestii yrittäjille avoimesti ja ajoissa tulevista kilpailutuksistaan -> uudessa hankintakalenterissa kaikki yli 9000 euron suunnitteilla olevat hankinnat ja voimassa olevat vuosisopimukset ovat nyt selkeästi omina kokonaisuuksinaan
• kaupungin viranhaltijoiden ja yrittäjien hankinta- ja tarjousosaamisen lisäämistä -> Kouvolan kaupunki osallistui 2019–2020 KEINO-osaamiskeskuksen hankintojen vaikuttavuuden koulutukseen ja vuonna 2021 KEINOn Vähähiilisten hankintojen kehittämisohjelmaan; hankinta-asiamies järjestää yrittäjille Menesty ja kehity tarjoajana -koulutuksia
• hankintojen johtamisen kehittämistä ja tiedon jalkauttamista toimialoille -> Hankintafoorumin perustaminen, Hankintojen ABC-koulutukset hankintoja tekeville ja palautekyselyt tarjoajille hankintaprosessin jälkeen -> tavoitteena tehostaa hankintaohjelmaan kirjattujen tavoitteiden toimeenpanoa
• ostolaskudatan avointa julkaisemista ja tiedon analysointia
• paikallisten yritysten tarjousten määrän lisäämistä ja tarjouspyyntöjen ehtojen asettamista niin, että ne ovat kohtuullisesti toteutettavissa pk-yrityksissä -> paikallisten yritysten jättämien tarjousten määrä vuonna 2022 oli Kouvolassa kaikista saaduista tarjouksista 57 %
• työllistämisehdon käyttöä -> käytetään vain soveltuviin kilpailutuksiin, joissa sopimus on työvoimapainotteinen, sopimuskausi riittävän pitkä ja euromäärältään riittävän suuri; työllistämisehtoa käytettäessä asiasta tulee käydä markkinavuoropuhelu
• lähituotannon ja pienyrittäjyyden edistämistä -> lähituotannolle suunnatut kilpailutukset, referenssien ja pilotointikohteiden mahdollistaminen
• hankintaneuvontaan tulleiden ”haastepähkinöiden” ratkomista yhdessä
• hankintaohjelman tavoitteiden seurannan ulottamista myös konserniyhtiöiden hankintoihin

Yhteistyöryhmässä vaikuttavat vuonna 2023:

• Kouvolan kaupungin hankintapäällikkö Marja-Liisa Jyrkilä, rakennuttajapäälliköt Anneli Vartiainen, Pia Rajala ja Markku Brandtell, kaupungininsinööri Anne Ahtiainen sekä hallintojohtaja Saara Rahkonen-Rannikko (1.5.2023 alkaen)
• Kouvolan Yrittäjät ry:n puheenjohtaja Jari Liikkanen ja varapuheenjohtaja Kirsi Lantta
• Kouvola Innovation Oy:n (Kinnon) hankinta-asiamies Marita Melkko

Hankintojen yhteistyöryhmä kokoontuu kuusi kertaa vuodessa.