Tarjouspyyntö: Konsultointipalvelut SmartLog-projekti

TARJOUSPYYNTÖ

 

Konsultointipalvelut

SmartLog-projekti

 

  1. Tilaaja

Kouvola Innovation Oy on Kouvolan kaupungin omistama Kouvolan seudun kehittämisyhtiö.  Yhtiön toiminnan tarkoitus on seudun elinvoimaisuuden kasvattaminen.

 

Tehtävämme on auttaa eri toimijoita löytämään toisensa ja luoda hyvät edellytykset kaikenlaiselle yritystoiminnalle kotiseudullamme. Valituilla painopistealueilla autamme yrityksiä verkottumaan ja vahvistamme toimintaympäristön kilpailukykyä valitun teeman puitteissa. Haluamme mahdollistaa niin nykyisten kuin tulevienkin yritysten kannattavan toiminnan ja kasvun. Palvelemme yrityksiä niiden kaikissa kehitysvaiheissa. Vahvistamme alueellista kilpailukykyä ja houkuttelevuutta muun muassa yhteismarkkinoinnin ja myynnin edistämisen keinoin.

 

  1. Hankintamenettely

Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava hankinta, johon ei sovelleta hankintalakia.

 

Hankintamenettelynä on avoin menettely. Tarjouspyyntö on julkaistu yhtiön verkkosivuilla www.kinno.fi. Pyydämme kaikkia kiinnostuneita toimittajia jättämään tarjouksen tämän tarjouspyynnön mukaisesti.

 

  1. Hankinnan kohde ja aikataulu

Pyydämme tarjousta SmartLog-projektin kohderyhmänä olevien yritysten rekrytointiin mukaan projektin toimenpiteisiin. Projektissa kehitetään prototyyppiä lohkoketjuteknologiaan pohjautuvasta alustapalvelusta, jonka tarkoitus on yhdistää vientiyritysten, kuljetusketjuja operoivien yritysten sekä asiakasyritysten tietojärjestelmien keskinäinen automatisoitu ja manuaalinen viestiliikenne. SmartLog-alustapalvelun tavoitteena on nopeuttaa ja tehostaa logistiikan ja tavarankuljetuksen prosesseja, ja näin tuottaa alustapalveluun liittyneille yrityksille liiketoiminnallista hyötyä sekä vaikuttaa positiivisesti ekosysteemitason tehokkuuteen kuljetuskäytävien läpikulkuliikenteessä.

 

Hankinnassa tavoiteltava kohdeyritys määritellään projektissa seuraavasti:

  • yritys harjoittaa vientitoimintaa toimeksi antamallaan ja hallitsemallaan kuljetusketjulla
  • yritys lähettää vähintään neljä intermodaalikonttia päivässä joko Suomesta tai Virosta, tai yritys lähettää vähintään kaksi intermodaalikonttia päivässä Latviasta
  • yrityksen lähettämille intermodaalikonteille suoritetaan kuljetuksen aikana vähintään kahdeksan toimenpidettä (esimerkiksi lastaaminen, purkaminen, terminaalioperaatiot, kuljetusmodaliteetin vaihto)
  • yrityksen lähettämät intermodaalikontit liikkuvat joko
  • yritys edellyttää käyttämiään kuljetuspalvelun tuottajia osallistumaan lohkoketjusovelluksen aktiiviseen testivaiheeseen
  • yritys sitoutuu olemaan mukana lohkoketjusovelluksen aktiivisessa testausvaiheessa vähintään kolmen kuukauden ajan

Hankinta koostuu seuraavista toimenpiteistä:

  • rekrytoida viisi (5) edellä kuvatun kaltaista vientiyritystä kuljetusketjuineen osallistumaan projektinne toimenpiteisiin
  • kohdeyritysten alkuhaastattelu tilaajan toimittaman mallin mukaisesti
  • kohdeyritysten käyttämien kuljetusketjujen kartoittaminen tilaajan toimittaman mallin mukaisesti
  • kohdeyritysten kartoitettuihin kuljetusketjuihin liittyvien tietovirtojen kartoittaminen tilaajan toimittaman mallin mukaisesti
  • kohdeyritysten loppuhaastattelu tilaajan toimittaman mallin mukaisesti SmartLog-projektin loppuvaiheessa, syyskuussa 2019

 

Hankinnan kohteena olevan toimeksiannon toteutusaika on marraskuun 15. päivä 2018 – syyskuun 30. päivä 2019.

 

  1. Tarjouksen sisältö

Tarjouksen tulee sisältää selkeästi esitetty ja eritelty suunnitelma toimeksiannon toteuttamisesta.  Tarjous tulee tehdä suomenkielellä. Tarjousasiakirjassa on mainittava tarjoavan yrityksen virallinen nimi, Y-tunnus, yhteyshenkilö ja hänen yhteystiedot.

 

Tarjouksessa on ilmoitettava kokonaishinta per rekrytoitu yritys (alv 0), joka kattaa kaikki hankinnan toimenpiteistä aiheutuvat kustannukset, sis. myös matkakorvaukset. Kokonaishinta muodostuu tavoitteesta rekrytoida edellä kuvatun kaltainen vientiyritys kuljetusketjuineen ja kohdan 3 mukaisista toimenpiteistä. Jokaisesta rekrytoidusta yrityksestä maksetaan erikseen toteutuneiden toimenpiteiden mukaisesti.

Pyydämme sitovaa ja kiinteähintaista tarjousta. Tarjotulla kokonaishinnalla työ on saatava kokonaisuudessaan valmiiksi 30.9.2019 mennessä, ja täytettävä työlle asetetut tavoitteet kohdassa 3. määriteltyjen toimenpiteiden mukaan.

 

Tarjouksessa on ilmoitettava alustava toimeksiannon aloittamisaika ja toteutusaikataulu.

 

  1. Valintaperuste ja tarjousten vertailu

 

Tarjouksen kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetään hinta-laatusuhdetta. Maksimipistemäärä on 100 pistettä.

 

Hinta-laatusuhdetta arvioidaan seuraavilla vertailuperusteilla:

 

  1. Kokonaishinta per rekrytoitu yritys (enintään 30 pistettä). Halvin tarjous saa 30 pistettä. Muut tarjoukset suhteutetaan halvimpaan tarjoukseen kaavalla halvin kokonaishinta x 30/vertailtava kokonaishinta.
  2. Tarjouksessa esitetyn toimeksiannon toteutus (enintään 40 pistettä). Tarjoukseen tulee liittää suunnitelma ja aikatauluehdotus toimeksiannon toteutuksesta. Toimeksiannon toteutus arvioidaan seuraavilla vertailuperusteilla:
  • suunnitelma sitä, miten yritykset rekrytoidaan (enintään 15 pistettä)
  • aikataulu (enintään 15 pistettä)
  • yhteistyöverkostojen hyödyntäminen (10 pistettä)

 

  1. Tarjoajan kokonaisvaltainen osaaminen (enintään 30 pistettä). Tarjoajalta edellytetään riittävää osaamista ja kokemusta tarjouspyynnön mukaisten palvelujen toteuttamiseksi. Tarjouksesta tulee käydä ilmi tarjoajan keskeiset, tämän toimeksiannon kannalta olennaiset ja yksilöidyt referenssit, sekä osaaminen esimerkiksi cv:n muodossa.
  • Tähän työhön nimettyjen vastuuhenkilöiden osaaminen ja koulutus (15 pistettä)
  • Tähän työhön nimettyjen vastuuhenkilöiden kokemus vastaavanlaisista töistä niin määrällisesti kuin ajallisesti (15 pistettä)

 

Hankinta toteutetaan puitejärjestelynä, johon hyväksytään mukaan 1-5 toimittajaa. Osatarjoukset hyväksytään eli tarjouksen voi antaa vain yhden tai useamman yrityksen rekrytoinnista.

 

Palvelutoimittaja, joka saa parhaat kokonaispisteet, valitaan ensisijaiseksi toimittajaksi. Hankinnat tehdään ensin ensisijaiselta toimittajalta, sitten toiseksi tulleelta jne.

 

Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista.

 

  1. Tilaajavastuulain mukainen selvitysvelvollisuus

Hankintaan sovelletaan tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annettua lakia (1233/2006). Ennen sopimusten tekemistä toimittajalla on velvollisuus toimittaa tilaajavastuulain 5 §:ssä säädetyt selvitykset ja tiedot Kouvola Innovation Oy:lle. Ellei laissa säädettyä poikkeusta selvitysvelvollisuudesta ole, toimittajan on annettava Kouvola Innovation Oy:lle seuraavat selvitykset:

 

  1. selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin;
  2. kaupparekisteriote tai kaupparekisteristä muutoin saadut kaupparekisteriotetta vastaavat tiedot;
  3. selvitys siitä, ettei yrityksellä ole verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain (1346/1999) 20 b §:n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitettua verovelkaa taikka viranomaisen antama selvitys verovelan määrästä;
  4. todistukset työntekijöiden eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty;
  5. selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista;
  6. selvitys työterveyshuollon järjestämisestä.

 

Jos toimittaja kuuluu Tilaajavastuu.fi / Luotettava kumppani – palveluun, edellä mainittujen selvityksien sijaan tulee toimittaa Kouvola Innovation Oy:lle palvelusta saatava Luotettava kumppani-raportti.

 

  1. Sopimusehdot

Hankinnassa noudatetaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 Palvelut) niiltä osin kuin tässä tarjouspyynnössä ei ole muuta ilmoitettu. Palvelun toimittamisesta tehdään kirjallinen tilausvahvistus tai sopimus tarjoajan kanssa. Sopimuksen sitovuus syntyy, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimuksen kesto on 15.11.2018 – 30.9.2019.

 

Mikäli tarjoaja käyttää alihankkijoita tai muita yhteistyökumppaneita palvelun toteuttamisessa, tulee ne ilmoittaa tarjouksessa. Tarjoaja vastaa alihankkijan velvoitteista, työstä ja työn tuloksista kuten omastaan. Alihankkijaa koskevat kaikki samat vaatimukset ja velvoitteet kuin tarjoajaa.

 

 

 

 

  1. Maksuehdot

Palvelun laskutuksesta ja mahdollisten maksupostien jakautumisesta sovitaan erikseen tarjoajan ja tilaajan kanssa sopimuksen laatimisen yhteydessä. Toivomme, että laskutus tapahtuu ensisijaisesti verkkolaskuina.  Tarjoaja voi tehdä ehdotuksen maksupostien jakautumisesta. Maksuehto on 21 päivää netto laskun päiväyksestä. Viivästyskorko on korkolain mukainen.

 

  1. Tarjousasiakirjojen julkisuus

Hankinta-asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia. Tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuden sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, liikesalaisuus on yksilöitävä erilliseen liiteosaan ja selvästi merkittävä luottamukselliseksi.

 

Hankintapäätös liitteineen on julkinen sen jälkeen, kun hankintapäätös on tehty.

 

  1. Tarjousten jättäminen ja voimassaolo sekä yhteyshenkilö lisätietoja varten

Kirjallinen tarjous on toimitettava sähköpostitse osoitteella marina.sorokina@kinno.fi tai postitse osoitteella Kouvola Innovation Oy, Marina Sorokina, Paraatikenttä 4, 45100 Kouvola.

 

Täydentävät kysymykset on esitettävä sähköpostitse osoitteella mika.lammi@kinno.fi 29.10.2018 klo 16.00 mennessä. Esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan täällä.

 

Tarjous on jätettävä 7.11.2018 klo 16.00 mennessä. Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä.

 

Tarjouskilpailun päätöksestä tiedotetaan tarjouksen jättäneille sähköpostilla hankintapäätöksen laatimisen ja allekirjoituksen jälkeen.